Этика секретаря

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет и говорить опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать.

Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее. Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром.

Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

Основные этические функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря: · знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс); · знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников; · знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современные требования этики секретаря. Чтобы отвечать современным требованиям этики, секретарь должен обладать следующими качествами: 1. иметь профессиональный имидж; 2. хорошо владеть речью и письмом; 3. обладать хорошей памятью; 4. хорошо ориентироваться во времени; 5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги; 6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя; 7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса; 8. быть энергичным, проявлять инициативу; 9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами; 10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа; 11. контролировать финансы офиса; 12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

Классификация секретарей. Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка.

Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора.

Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию. Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER , который занимается организацией офиса. Самая же высокая должность – PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов.

Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Обязанности. Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит: · учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; · оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..; · подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; · оформление протоколов рассылок выписок из них; · анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; · подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам; · прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; · организация приемов посетителей; · прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы. Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности: · техническое обеспечение работы руководителя; · подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний; · организация приема работников и посетителей; · телефонное обслуживание; · подготовка командировок; · организация презентаций и специальных приемов гостей; · стенографирование; · контроль за праздничными и юбилейными датами; · обработка почты; · машинописные работы; · сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора; · сбор материалов для докладов и речей руководителя; · ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания.